Instalacja kasy fiskalnej. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Po zakupie urządzenia rejestrującego każdy przedsiębiorca staje przed szeregiem zadań, które wiążą się z prawidłowym zainstalowaniem kasy w firmie. Dopełnienie wszystkich formalności jest ściśle regulowane przez polskie przepisy fiskalne, m.in. właściwe Rozporządzenie Ministra Finansów. O czym podatnik musi wtedy pamiętać?

 

Urządzenie rejestrujące, które zostanie kupione w sklepie stacjonarnym bądź internetowym, nie zapewni początkowo wystawiania paragonów dla klientów indywidualnych. A przecież m.in. po to przedsiębiorcy wdrażają kasy fiskalne w firmach… Na samym początku nowy model będzie po prostu działał w trybie szkoleniowym. Natomiast do wykorzystania pełni jego możliwości niezbędne jest prawidłowe zainstalowanie kasy w firmie. Podatnik musi więc najpierw przejść przez procedurę, która składa się z kilku etapów.

 

Kolejne etapy procedury instalacyjnej

Wszystkie formalności, których podatnik musi dopełnić przy wdrażaniu kasy fiskalnej w firmie, zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. We wspomnianym akcie prawnym można też znaleźć wzory poszczególnych dokumentów, niezbędnych do poprawnego zainstalowania urządzenia.

Zgodnie z przywołanym przed chwilą Rozporządzeniem MF, pierwszym krokiem w całej procedurze jest zgłoszenie do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego liczby kas oraz miejsc ich wdrożenia (dla działalności mobilnej będzie to adres firmy). Podatnik musi to zrobić w formie pisemnej, co najmniej 1 dzień przed datą rozpoczęcia rejestracji obrotu. Kolejnym etapem jest fiskalizacja urządzenia. Przedsiębiorca jedynie zleca tę usługę, zaś za jej wykonanie zawsze odpowiedzialny będzie serwisant z ważnymi uprawnieniami producenckimi. Później jednak obowiązkiem podatnika jest zawiadomienie US o fiskalizacji – w terminie 7 dni od daty przeprowadzenia tej operacji. Od tego momentu kasa zaoferuje już wystawianie paragonów fiskalnych. Niemniej, aby dopełnić wszystkich formalności, niezbędne jest jeszcze umieszczenie na urządzeniu numeru ewidencyjnego. Wspomniany „kod” zostanie przydzielony przez Urząd Skarbowy, a podatnik otrzyma go w formie listownej.

 

Zmiany w sposobie fiskalizacji urządzenia rejestrującego

Współcześnie spora grupa przedsiębiorców wyraża opinię, iż procedura instalacji kasy fiskalnej jest czasochłonna i nazbyt skomplikowana. Co więcej, że w czasach cyfryzacji wielu obszarów funkcjonowania państwa, a szczególnie gospodarki, wdrożenie urządzenia rejestrującego nadal wymaga posługiwania się papierowymi dokumentami. Na szczęście szansą na poprawę tej sytuacji będzie wprowadzenie w Polsce nowego systemu fiskalizacji. W polskich firmach pojawi się wtedy niejedna kasa rejestrująca online. A zasady dotyczące wdrożenia takiego urządzenia ulegną pewnym zmianom.

 

System online będzie rozwiązaniem prawnym i technologicznym, które nie tylko unowocześni obrót gospodarczy, ale też wprowadzi nowy sposób fiskalizacji kasy. Już w trakcie przeprowadzania tej operacji, urządzenie nawiąże pierwsze połączenie z Centralnym Repozytorium. Kasie online zostanie wtedy przydzielony indywidualny numer ewidencyjny. Ponadto, podatnik nie będzie musiał informować Urzędu Skarbowego o tym, że jego urządzenie zostało uruchomione w trybie fiskalnym. Ta informacja trafi do właściwego US za pośrednictwem systemu teleinformatycznego MF.